1. Identificación del responsable del tratamiento

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales en Colombia, HOLDING KINTSUGI S.A.S. (en adelante 'Kintsugi' o 'la Empresa'), actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales digitales, presenciales y comerciales.

Correo electrónico de contacto para asuntos de datos personales: contacto@asesoriaskintsugi.com

Sitio web: www.kintsugimerch.com      

2. Marco legal aplicable

La presente política se fundamenta en la normativa colombiana vigente:

•        Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.

•        Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.

•        Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero y crediticio.

•        Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico y firma digital.

•        Resolución 02434 de 2018 de la SIC — Registro Nacional de Bases de Datos.

•        Circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Para los efectos de la presente política se adoptarán las siguientes definiciones:

•        Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

•        Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, orientación sexual, origen étnico, datos biométricos, entre otros).

•        Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de tratamiento.

•        Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.

•        Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

•        Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras).

•        Transferencia: Envío de datos a un responsable ubicado dentro o fuera del país.

•        Transmisión: Comunicación de datos a un Encargado ubicado dentro o fuera del país.

•        Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

•        Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita al Titular sobre la existencia y contenido de la política de tratamiento.

4. Datos personales recolectados

4.1 Datos de Clientes y Prospectos Empresariales

•        Razón social, NIT o número de identificación.

•        Nombre completo del representante legal o persona de contacto.

•        Correo electrónico corporativo y personal.

•        Número telefónico y dirección física.

•        Información de facturación y datos bancarios para procesamiento de pagos.

•        Historial de compras, cotizaciones y comunicaciones comerciales.

4.2 Datos de Personas Naturales (Personas Independientes y Consumidores)

•        Nombre completo y documento de identidad.

•        Correo electrónico y número de celular.

•        Dirección de entrega y datos de facturación.

•        Preferencias de diseño, colores, tamaños y especificaciones de productos.

4.3 Datos Recolectados a Través del Sitio Web

•        Dirección IP y datos de geolocalización aproximada.

•        Tipo de dispositivo, navegador y sistema operativo.

•        Páginas visitadas, tiempo de navegación y comportamiento en el sitio.

•        Datos ingresados en formularios de contacto, cotización y pedidos en línea.

•        Cookies y tecnologías de rastreo (ver Sección 9).

4.4 Datos de Colaboradores, Proveedores y Aliados

•        Información laboral, académica y de experiencia profesional.

•        Datos de contacto y bancarios para pagos y contratos.

•        Datos requeridos por obligaciones legales (DIAN, SGSSS, pensión, ARL).

5. Finalidades del tratamiento

Kintsugi tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

•        Gestionar y ejecutar los contratos de publicidad, diseño, producción de merch y material POP celebrados con clientes.

•        Enviar propuestas comerciales, cotizaciones, muestras digitales y actualizaciones de pedidos.

•        Facturación, cobro y procesamiento de pagos por los servicios contratados.

•        Envío de comunicaciones de mercadeo, novedades de productos, catálogos y promociones (con posibilidad de opt-out en cualquier momento).

•        Atención al cliente, gestión de garantías, quejas, reclamos y solicitudes de soporte post-venta.

•        Gestión de proveedores, aliados estratégicos y colaboradores.

•        Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables ante entidades públicas colombianas.

•        Análisis estadístico y mejora continua de los servicios, procesos y experiencia del usuario.

•        Personalización de la experiencia en el sitio web mediante herramientas de Inteligencia Artificial.

•        Prevención de fraudes, actividades ilícitas y gestión de riesgos corporativos.

6. Autorización para el tratamiento

Kintsugi recolectará la autorización del Titular mediante mecanismos inequívocos, que pueden incluir:

•        Firma de contratos, órdenes de compra o propuestas que incluyan cláusula de autorización de datos.

•        Marcación de casilla de verificación (checkbox) en formularios web con enlace a la presente política.

•        Confirmación expresa por correo electrónico o mensaje de texto.

•        Grabación de consentimiento verbal en llamadas, cuando aplique.

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento mediante solicitud escrita a contacto@asesoriaskintsugi.com. La revocación no afectará los tratamientos realizados con anterioridad ni las obligaciones contractuales vigentes.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:

•        Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

•        Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea exigible.

•        Ser informados sobre el uso dado a sus datos.

•        Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.

•        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.

•        Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos, el Titular deberá enviar su solicitud al correo contacto@asesoriaskintsugi.com indicando: nombre completo, número de identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto. Kintsugi dará respuesta dentro de los términos legales establecidos (10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos).

8. Uso de Inteligencia artificial en el sitio web

Holding Kintsugi integra herramientas de Inteligencia Artificial (IA) en su sitio web con el fin de mejorar la experiencia del usuario y optimizar sus servicios. El Titular es informado y autoriza expresamente el uso de dichas tecnologías en los términos descritos a continuación:

8.1 Funcionalidades con IA

•        Asistente virtual (chatbot): disponible en el sitio web para resolver consultas sobre productos, cotizaciones y tiempos de entrega. Las conversaciones pueden ser procesadas por modelos de lenguaje de terceros (p. ej., OpenAI, Anthropic u otros proveedores) bajo contratos de confidencialidad y procesamiento de datos.

•        Recomendaciones personalizadas: el sistema analiza el comportamiento de navegación y preferencias del usuario para sugerir productos, combinaciones de merch y materiales POP relevantes.

•        Generación de vistas previas y maquetas digitales: herramientas de IA generativa pueden ser utilizadas para crear prototipos visuales de productos personalizados, a partir de los datos e instrucciones proporcionados por el Titular.

•        Análisis predictivo y segmentación: procesamiento automatizado de datos agregados para mejorar campañas de comunicación y personalización de ofertas comerciales.

8.2 Toma de decisiones automatizadas

Kintsugi podrá utilizar sistemas automatizados para clasificar solicitudes, priorizar cotizaciones y personalizar comunicaciones. Cuando una decisión automatizada pueda producir efectos jurídicos significativos sobre el Titular, este tendrá derecho a solicitar intervención humana en el proceso de decisión, mediante comunicación a contacto@asesoriaskintsugi.com.

8.3 Proveedores de IA y Transferencia de Datos

Los datos procesados mediante herramientas de IA podrán ser transferidos a proveedores tecnológicos ubicados en el exterior, únicamente bajo el cumplimiento de los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y con garantías contractuales adecuadas. Los proveedores de IA actúan como Encargados del Tratamiento y no están autorizados a usar los datos para finalidades propias distintas a las aquí establecidas.

8.4 Datos NO Procesados por IA

Kintsugi garantiza que los datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, entre otros) no serán procesados por sistemas de IA para fines de segmentación o análisis, salvo autorización explícita adicional del Titular.

9. Política de cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web de Kintsugi utiliza cookies y tecnologías similares para garantizar su correcto funcionamiento y mejorar la experiencia del usuario. A continuación, se describen los tipos de cookies utilizadas:

•        Cookies estrictamente necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio (sesión, autenticación, carrito de cotizaciones). No pueden desactivarse.

•        Cookies de rendimiento y análisis: recopilan información sobre cómo los usuarios navegan el sitio (páginas más visitadas, errores, tiempos de carga). Se utilizan herramientas como Google Analytics o similares.

•        Cookies de personalización: recuerdan las preferencias del usuario (idioma, configuración de diseño, últimos productos consultados).

•        Cookies de marketing y publicidad: permiten mostrar anuncios relevantes en plataformas de terceros y medir la efectividad de campañas publicitarias.

El usuario podrá gestionar sus preferencias de cookies a través del panel de configuración de cookies disponible en el sitio web, o mediante la configuración de su navegador. La desactivación de cookies no esenciales no impedirá el acceso a los servicios principales del sitio.

10. Transferencia y transmisión de datos

Los datos personales podrán ser compartidos con terceros únicamente en los siguientes supuestos:

•        Proveedores y operadores logísticos encargados de la producción, impresión, bordado, empaque y entrega de productos (merch, material POP, publicidad física).

•        Plataformas de pago y pasarelas de transacciones electrónicas (Wompi, PayU, Mercado Pago u otras), las cuales cuentan con sus propias políticas de privacidad y seguridad.

•        Proveedores de servicios en la nube y hosting (AWS, Google Cloud, Microsoft Azure u otros), que actúan como Encargados del Tratamiento.

•        Agencias de marketing digital y plataformas de publicidad (Meta Ads, Google Ads, LinkedIn Ads), para fines de retargeting y análisis de campañas, con datos anonimizados o pseudonimizados cuando sea posible.

•        Autoridades competentes (DIAN, Superintendencias, Fiscalía, Rama Judicial) cuando la ley lo exija o exista una orden judicial.

Kintsugi no venderá, arrendará ni cederá los datos personales de los Titulares a terceros con fines comerciales propios, sin autorización previa y expresa del Titular.

11. Medidas de seguridad

Kintsugi implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Entre estas medidas se incluyen:

•        Cifrado SSL/TLS en todas las comunicaciones del sitio web.

•        Acceso restringido y con autenticación multifactor a las bases de datos internas.

•        Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores que accedan a datos personales.

•        Planes de respuesta ante incidentes de seguridad de la información.

•        Copias de seguridad periódicas y almacenamiento seguro.

•        Revisiones periódicas de seguridad y pruebas de vulnerabilidad.

En caso de un incidente de seguridad que afecte los datos personales, Kintsugi notificará a los Titulares afectados y a la SIC dentro del plazo establecido por la normativa vigente.

12. Tiempo de conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables:

•        Datos de clientes y contratos: mínimo 10 años a partir de la terminación de la relación comercial, en cumplimiento de obligaciones tributarias y comerciales.

•        Datos de navegación y cookies no esenciales: máximo 2 años desde su recolección.

•        Datos de aspirantes no seleccionados: máximo 2 años, salvo que el Titular solicite su supresión.

•        Datos de marketing y comunicaciones: hasta que el Titular revoque su autorización o solicite la baja.

Una vez vencidos los plazos de conservación, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados para uso estadístico.

13. Tratamiento de datos de menores de edad

Kintsugi no recolecta intencionalmente datos personales de personas menores de 18 años sin la autorización expresa de sus padres o representantes legales. Si la Empresa detecta que ha recopilado datos de un menor sin dicha autorización, procederá a su eliminación inmediata. Si usted es padre, madre o tutor y tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales sin su consentimiento, contactenos.

14. Área responsable y canales de atención

El área de Cumplimiento y Protección de Datos de Holding Kintsugi es la responsable de garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y de atender las solicitudes de los Titulares.

•        Correo electrónico: contacto@asesoriaskintsugi.com

•        Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora Colombia)

•        Tiempo de respuesta para consultas: 10 días hábiles.

•        Tiempo de respuesta para reclamos: 15 días hábiles (prorrogables por 8 días hábiles adicionales).

15. Vigencia y modificaciones de la política

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2026. Kintsugi se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos, tecnológicos o en la estructura de sus servicios.

Cualquier modificación relevante será informada a los Titulares mediante aviso publicado en el sitio web y, cuando sea posible, por correo electrónico. El uso continuado de los servicios de Kintsugi después de la publicación de los cambios constituirá la aceptación tácita de la política actualizada.

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